Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty theo quy định pháp luật mới nhất hiện nay

By OSLAW
12/09/2022

Trình tự, thủ tục, nhưng lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty, doanh nghiệp.

1. Căn cứ pháp lý

Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020.

Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 về Đăng ký doanh nghiệp.

Thông tư 105/2020/TT-BTC ngày 03/12/2020 Hướng dẫn về đăng ký thuế.

2. Trụ sở chính của doanh nghiệp là gì?

Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

3. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp gồm hai trường hợp sau:

Thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.
Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

3.1. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp cùng quận, huyện

Công ty thay đổi địa chỉ trụ sở trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế.

Do vậy, trường hợp này, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh ( theo mẫu tại Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

- Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty.

- Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;
Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh đặt trụ sở mới hoặc nộp online trên website https://dangkykinhdoanh.gov.vn nếu công ty ở Hà Nội.

Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp theo quy định.

3.2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp khác quận, huyện

Do việc thay đổi đia chỉ trụ sở doanh nghiệp khác quận, huyện sẽ làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nên trước tiên doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế đối với cơ quan thuế. Sau khi có thông báo xác nhận nghĩa vụ thuế thực hiện thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bước 1: Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế

- Hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST);
Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.

Trên thực tế, một số Chi cục thuế yêu cầu thêm:

Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.

Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn như sau:

Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;
Cán bộ Ấn chỉ, đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, Cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.

- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp chưa chốt xong hóa đơn, nợ thì kéo dài thời hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm - mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa.

Bước 2. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh

Hồ sơ gồm:

Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp;
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;
Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở công ty.

Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc.

Bước 3: Thông báo công khai thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần thông báo công khai về thay đổi này trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được công khai.

Bước 4: Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:

Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;
Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

4. Các thủ tục cần thực hiện sau khi thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp

4.1. Về con dấu của công ty

Nếu thay đổi địa điểm công ty đến một quận/huyện, tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành thực hiện thủ tục khắc lại con dấu và công bố lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng một quận không phải tiến hành khắc lại dấu.

4.2. Về hóa đơn của công ty

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện:

Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Tuy nhiên, cần khắc thêm dấu đóng tên công ty, địa chỉ mới công ty và đóng vào hóa đơn cũ. Sau đó làm công văn (Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn) lên Chi cục thuế xin phép được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ.

Trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh: